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13.06.2018 Hartz IV-Akte zukünftig papierfrei
(Presseinformation Nr. 3)

Hamburger Jobcenter führt ab 18. Juni die elektronische Akte ein

Jobcenter team.arbeit.hamburg stellt die Aktenführung ab 18. Juni 2018 auf die elektronische Akte um. Die sogenannte „E-AKTE" ersetzt in ihrer digitalen Form die heutige Papierakte und ist wichtiger Bestandteil der deutschlandweiten eGovernment-Strategie.

„Mit der elektronischen Akte bereiten wir den Weg in ein papierloses Büro. Auch wir als Behörde müssen uns zukunfts- und leistungsfähig aufstellen, um moderne und effiziente Verwaltungsarbeit sicherzustellen", so Dirk Heyden, Jobcenter-Chef.

Am Montag, den 18. Juni, bleiben die 18 Jobcenter-Standorte im Zuge der Umstellung geschlossen. Telefonisch ist das Service-Center selbstverständlich auch an diesem Tag ganztägig von 8 Uhr bis 18 Uhr unter der Telefonnummer 040. 2485 1444 zum Ortstarif erreichbar. Ab Dienstag, den 19. Juni, gelten wieder die gewohnten Öffnungszeiten.

Das Hamburger Jobcenter beschäftigt ca. 2.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 18 Standorten im Hamburger Stadtgebiet – und ist damit Deutschlands größtes Jobcenter. Rund 186.000 Menschen in 100.000 Haushalten erhalten Leistungen zum Lebensunterhalt und Kosten der Unterkunft. Das ist Existenzsicherung für jeden zehnten Hamburger durch sogenannte Hartz IV-Leistungen.

Durchschnittlich gehen jeden Tag bis zu 30.000 Blatt Papier im Jobcenter ein. Von Montag bis Freitag wird zukünftig einmal täglich die zu digitalisierende Post zum nächstgelegenen Scanzentrum der Deutschen Post AG gebracht und dort gescannt. Nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen werden die gescannten Papierunterlagen unter Beachtung der Datenschutzrichtlinien vernichtet. Die Deutsche Post sichert den Transport der häufig sensiblen Jobcenter-Post durch spezielle Transportkisten, die verplombt werden und nur im Scanzentrum wieder geöffnet werden können. Eingehende Kundenpost wird nach der Digitalisierung mit einer elektronischen Signatur versehen und in computerlesbarer Form gespeichert. Die digitalisierten Dokumente werden automatisch der richtigen Akte zugeordnet.

„Den Menschen, die zu uns ins Jobcenter kommen oder bei uns anrufen, können wir zukünftig mit weniger Aufwand schneller Auskunft geben. Ich bitte sehr herzlich, keine originalen Dokumente beim Jobcenter einzureichen. Originale sollten immer beim Besitzer verbleiben, Kopien reichen als Beleg aus", rät Dirk Heyden, Geschäftsführer von Jobcenter team.arbeit.hamburg, den Kundinnen und Kunden für die Zukunft. Im Eingangsbereich der Standorte stehen den Kundinnen und Kunden auch weiterhin kostenfreie Kopiergeräte zur Verfügung.

Im Vorfeld der Einführung der E-AKTE erfolgte eine bundesweite Ausschreibung der Scanzentren durch die Bundesagentur für Arbeit, wobei die Deutsche Post den Zuschlag erhalten hat. Nicht nur Poststücke der Jobcenter werden zum Scannen geliefert, sondern auch Arbeitsagenturen und die Familienkassen lassen ihre Schriftstücke in den Scanzentren digitalisieren. Die Gesamtrechnung stellt die Deutsche Post an die Bundesagentur für Arbeit in Nürnberg.

„Dass die Kundenpost zum Scannen nach Berlin geht, ist der Tatsache geschuldet, dass die Deutsche Post in Hamburg diese Leistung nicht mehr anbietet. Bundesweit gibt es nur vier Scanzentren in Berlin, Halle, Köln und Böblingen. Das nächstgelegene Scanzentrum ist in der Hauptstadt. Natürlich würden wir es begrüßen, wenn es wieder ein eigenes Scanzentrum in unserer Stadt gäbe", so Dirk Heyden.

Pressekontakte:

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Heike Böttger / Kirsten Maaß
Tel.: 040. 60098 - 104 / -135
Heike.Boettger@jobcenter-ge.de / kirsten.maass@jobcenter-ge.de

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